やるべきことは付箋に記入し、デイリーに落とし込む
子どもの学校のお手紙から仕事の半年先のスケジュールまで、すべて入っているこの手帳。小田さんにとってなくてはならないアシスタントだ。
そんな小田さんのお助けアイテムは、手帳だ。小田さんが愛用しているノウハウは「あな吉手帳術」。大きなバインダー式の手帳になんでもはさみ、付箋でto doをチェックしていく手帳術は、支持するママも多い。
小田さんは5年前から手帳を愛用していたものの、大いに活用しはじめたのはPAになってからだという。仕事と家のマネージメント、仕事の中でも複数のクライアントをもつ小田さんにとって、なくてはならないアイテムとなっている。
やるべきことは、いつでもどこでもどんどん付箋に記入していく。「○○について考える」という項目まで、付箋に記入するという。いくつもの作業に追われると「考える時間」がどうしても疎かになりがち。考える時間を意識的に作ることで、仕事のレベルは一段上がる。
to doを付箋に書き入れたら一旦プールする場所に貼る。そこからデイリーへ落とし込んでいく。
付箋であれば、プール場所からデイリーへ移動したり、または日にちが変更になったときなどに書き直す必要もない。
タスクが終われば付箋は処分。終わらなければほかの日にち、時間に移動すればよい。
タスクを行う日にちが決まれば、その日までその項目を忘れていることができる。また、いつでもノートを開けばやるべきことがわかるので「何をやるんだっけ？」と考える必要がなく、無駄がない。
小田さんは家庭の用事も複数のクライアントの業務管理もすべてバインダー式ノートで一元管理することで、効率化を図れるようになった。
2015.08.20(木)
文・撮影＝HITOMINA
