その3：セルの結合をしない
複数のセルを一つにまとめる「結合」機能はExcelの見た目を整えるには便利ですが、並び替えができなくなるほか、コピー＆ペーストした場合に項目がずれるなど、再利用には大きな支障をきたします。機能自体使わないのが妥当です。
その4：スペースで体裁を整えない
漢字3文字と2文字の項目を並べる場合に、2文字の間に全角スペースを入れ、中央揃えを行った時の幅を揃えようとする人がいます。しかし間にスペースが入ることで検索が不可能になるほか、4文字の項目など、ルールから外れた項目が出現すると破綻してしまいます。二次利用を行う場合、データはそのまま記載するのが正解です。
その5：項⽬名を省略しない
多くの住所をリストで並べる時に、重複する都道府県名を2行目以降で記載しないなど、項目名の一部を省略してしまうと、並び替えを行った時に、本来の項目名がわからなくなってしまいます。見た目は冗長であっても、すべてのデータを省略せずに記載するのが正しいやり方です。またこのサンプルのように、都道府県名は別のセルに分割すべきでしょう。
その6：ひとつの表を見出しや空行で分断しない
ひとつの表を分割して複数の見出しをつけたり、空の行を挿入するなどしてデータが途切れていると、作成したデータをプログラムで取り込んで利用する場合に、処理が止まってしまいます。見出しはひとつのみとし、データは連続して配置しましょう。
画像＝山口真弘
2021.03.07(日)
文＝山口真弘
